ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Objetivo.

Gestionar y ejecutar aspectos administrativos de la Subgerencia de Administración y Finanzas, brindando soporte, apoyo y gestión de las tareas diarias, como atención telefónica, archivo de documentos, gestión de correo electrónico, coordinación de reuniones entre otras funciones.

Responsabilidades

Atención telefónica: Contestar llamadas y consultas y dirigirlas al personal correspondiente, así como tomar nota de los mensajes.

 Gestión de la correspondencia y el correo electrónico: Llevar el control de la correspondencia que entra y sale de la subgerencia, así como filtrar, responder o reenviar al departamento que corresponda los emails recibidos.

Gestión de documentos: Clasificar, archivar y mantener actualizados los documentos y registros de la Subgerencia. Esto puede incluir la creación y actualización de bases de datos, así como la preparación y organización de informes y presentaciones.

Organización del archivo en la oficina, ya sea en formato físico o electrónico, con el fin de facilitar el acceso a la información y documentación necesaria y mantener un flujo eficiente de datos dentro de la organización.

Realizar tareas administrativas: Solicitudes de ordenes de compras, solicitud de suministros

Coordinación de reuniones: Tener al día la agenda de reuniones, citas, asegurándose de contar con los recursos necesarios, como salas de reuniones, equipos audiovisuales, catering, etc.

Procesamiento de datos: Ingresar y mantener actualizada la información en sistemas informáticos, hojas de cálculo y bases de datos.